Unternehmer sind gesetzlich verpflichtet, ihre Geschäftsunterlagen aufzubewahren (§ 257 HGB, § 147 AO). Für die damit verbundenen künftigen Kosten – Archivraum, Datensicherung, Einlagerung – ist im Jahresabschluss eine Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten zu bilden. Dieser Rechner ermittelt die Höhe getrennt nach Handelsrecht und Steuerrecht.
Ergebnis
Rückstellung für Archivierungskosten
| Handelsrecht | Steuerrecht |
Siehe auch: Abzinsungsrechner für Rückstellungen · Urlaubsrückstellung
Erläuterungen zur Rückstellung für Archivierungskosten
Aufbewahrungsfristen & Vereinfachungsfaktor 5,5
Bücher, Jahresabschlüsse und Inventare sind 10 Jahre aufzubewahren (§ 257 Abs. 1 Nr. 1 HGB, § 147 AO), Handels-/Geschäftsbriefe 6 Jahre. In der Praxis wird der jährliche rückstellungsfähige Aufwand vereinfachend mit dem Faktor 5,5 (arithmetisches Mittel der Jahre 1 bis 10) multipliziert, statt die Kosten für jeden Aufbewahrungsjahrgang einzeln zu ermitteln. Die zum 1. 1. 2025 durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz von 10 auf 8 Jahre verkürzte Frist für reine Buchungsbelege (§ 257 Abs. 4 HGB, § 14b UStG) führt nach Verwaltungsauffassung nicht zu einem geänderten Faktor – bestehende wie neue Rückstellungen können weiterhin mit 5,5 berechnet werden.
Warum Handelsrecht und Steuerrecht unterschiedlich abgezinst werden
Nach Handelsrecht (§ 253 Abs. 2 HGB) ist der Erfüllungsbetrag mit dem von der Deutschen Bundesbank monatlich veröffentlichten 7-Jahres-Durchschnittszinssatz abzuzinsen, da sich die Restlaufzeit auf den gesamten Erfüllungszeitraum bezieht (hier: 5,5 Jahre, für die Zinssatzsuche auf 6 Jahre aufgerundet).
Steuerlich (§ 6 Abs. 1 Nr. 3a Satz 3 EStG) bezieht sich die Abzinsung dagegen nur auf den Zeitraum bis zum Beginn der Erfüllung der Sachleistungsverpflichtung. Da die Pflicht zur Aufbewahrung – und damit ihre Erfüllung – bereits mit der Entstehung der jeweiligen Unterlage beginnt, gibt es steuerlich keinen Abzinsungszeitraum: Die steuerrechtliche Rückstellung ist nicht abzuzinsen.
Weitere Bestandteile
- 20 % pauschaler Abschlag für freiwillig (nicht aufbewahrungspflichtig) archivierte Unterlagen.
- 30 €/qm für Datensicherung, 60 €/qm für Personalkosten der Einlagerung (branchenübliche Pauschalwerte).
- Anteilige Finanzierungskosten für Archivräume sind nicht rückstellungsfähig (nur Einzelkosten und angemessene Gemeinkosten, § 6 Abs. 1 Nr. 3a Buchst. b EStG).
Dieser Rechner liefert einen unverbindlichen Näherungswert nach der in der Praxis üblichen Pauschalmethode und ersetzt keine individuelle steuerliche Beratung.
